Заявки за изтриване на данни: как да настроите процеса, докато са единици

Заявка „изтрийте моите данни“ идва рядко. Точно затова никой не се подготвя за нея: при две такива писма годишно изглежда по-лесно да се разбере в движение. Проблемът излиза наяве в мига, в който писмото дойде, срокът за отговор вече тече, а никой не знае на колко места стоят данните на този човек.

Уговорка: конкретните срокове и задължения зависят от държавата и от статута ви като администратор на данни. Проверявайте с юрист. По-долу е организационната част, която си струва да се направи предварително независимо от юрисдикцията.

Какво може да поиска човек

Изтриването е само един вариант и не най-честият.

Първият ред се подценява. Заявката за достъп е по-трудоемка от изтриването: трябва не просто да премахнете, а да съберете и покажете, при това в разбираем вид.

Защо процесът е нужен, докато заявките са малко

Защото не се изгражда за ден и основната работа не е техническа.

Когато заявката вече е дошла, имате ограничен срок, а се налага да изяснявате точно това, което е трябвало да знаете предварително: кои системи съдържат лични данни, кой има достъп, има ли ги в резервните копия, предавани ли са на изпълнители. Същата инвентаризация като за картата на съхранение. Който я е направил, е свършил половината работа.

Най-трудното е да намерите всички копия

Данните на един човек в типична фирма стоят на повече от едно място:

• Заявката в базата.
• Дубликат в пощенската кутия, получила известието.
• Запис в CRM.
• Кореспонденция с търговец.
• Таблица, която някой е изтеглил за отчет.
• Резервни копия за няколко месеца.
• Услугата за бюлетини.
• Чатът на поддръжката.

Последните три са най-честата причина „ние изтрихме всичко“ да се окаже невярно. Особено изтеглената таблица: тя заживява свой живот и не влиза в никакъв процес.

Процес от шест стъпки

1. Приемане. Един адрес или формуляр, посочен в политиката за поверителност. Не „пишете на вашия мениджър“: заявките трябва да попадат на едно място, а не да се губят в общата поща.
2. Проверка на самоличността. Разумен минимум: отговор от същия адрес или потвърждение през профила. Да се иска сканиран паспорт за заявка за изтриване на телефон е излишество, което само създава проблем.
3. Регистриране. Дата, същност, срок за отговор. Стига една таблица.
4. Търсене по списъка със системи. Тук работи предварително направената инвентаризация. Без нея тази стъпка отнема дни.
5. Изпълнение и запис. Какво е изтрито, какво е запазено и на какво основание.
6. Отговор до човека. На прост език, с изброяване на направеното.

Какво не бива да се изтрива

Важна част, за която често се забравя: не всички данни подлежат на изтриване по искане.

Документите, които сте длъжни да пазите по закон – счетоводни, данъчни, договорни – остават независимо от молбата. Правилният отговор тук не е „изтрихме всичко“, а честно обяснение: какво е премахнато, какво сте длъжни да пазите, за колко време и на какво основание.

Точно тук се греши и в двете посоки: или се изтрива това, което е трябвало да се запази, или се отказва изцяло, вместо да се изтрие останалото.

Резервните копия са отделен въпрос

Изтриването на запис от копие отпреди седмица е технически трудно, а понякога невъзможно без възстановяване на целия масив.

Практичният подход, който обикновено се приема за разумен: не да се пренаписват копията, а да се запише, че при всяко възстановяване тези данни ще бъдат изтрити повторно. Плюс ограничен срок на съхранение на самите копия, след който въпросът отпада сам.

Основното тук е да не се мълчи за това. Да обясните, че данните са премахнати от работните системи и ще изчезнат от архивните копия в рамките на определен срок, е по-честно и по-безопасно от твърдението, че не е останало нищо.

Как да се подготвите за един ден

1. Съставете списък със системите, съдържащи лични данни. Същият като за картата на съхранение.
2. Направете отделен адрес за такива заявки и го посочете в политиката за поверителност.
3. Определете отговорник. Един човек, не отдел.
4. Напишете шаблон за отговор: получихме, ще обработим до тази дата.
5. Създайте таблица за отчитане на заявките с четири колони.
6. Уточнете със счетоводителя кои документи не подлежат на изтриване.

Това е няколко часа работа. Когато заявката дойде, ще отделите половин час вместо два дни, а най-важното – ще можете да отговорите уверено, а не да се надявате, че никой няма да провери.

Парадоксът е, че подготовката за тези заявки се изплаща дори ако такива не дойдат. Същият списък със системи е нужен, за да се разбере къде се съхраняват данните, за проверка на изпълнители и за всеки разговор за сигурност. Една работа, три приложения.